Dédié aux écoles privées, prépas et établissements supérieurs
L'agent vocal IA dédié aux écoles et établissements scolaires
Parent d'élève appelle à 19h après le travail pour une inscription. Vous ratez. Il regarde les 3 autres écoles du secteur.
Héloïse répond aux parents et étudiants : questions filières, conditions d'admission, portes ouvertes, tarifs, bourses, internat. Elle pré-qualifie les candidats et programme les entretiens. Elle ne confond pas 'école primaire' avec 'école de commerce'.
Gratuit·30 minutes·Sans engagement
AGENT IA
Éducation & écoles
Héloïse
Secrétaire établissement IA
En ligne · 24/7
Latence
420ms
Disponibilité
24/7
Tarif
299€/mois
Pourquoi établissements scolaires et écoles privées ratent leurs appels
Trois causes identifiées sur les clients actifs VOKAI. Vous vous reconnaîtrez dans au moins deux.
Appels parents hors horaires = ratés
Les parents appellent majoritairement après 18h ou le week-end (ils travaillent la journée). Secrétariat fermé = info non obtenue = inscription qui part ailleurs.
Questions récurrentes qui épuisent
Horaires, tarifs, cantine, bus, matières optionnelles, internat : les mêmes 40 questions répétées chaque jour par 30 parents. Secrétaire en saturation.
Portes ouvertes mal gérées
Inscriptions portes ouvertes par tel ou mail, listes Excel bricolées, confirmations manquées, salle sous-dimensionnée ou vide. Mauvaise impression avant même la visite.
Écoutez Héloïse en action
Démo audio disponible sur demande. En attendant, contactez-nous pour une écoute live avec un conseiller.
Demander une démo audioCas d'usage
Ce que fait Héloïse au quotidien dans établissements scolaires et écoles privées
Information filières et programmes
Héloïse explique votre offre : classes préparatoires (ECG, PCSI, MPSI, BCPST, D1, D2, A/L...), bachelor, master, prépa concours, programmes bilingues, options, LV3. Elle sait répondre aux différences avec les concurrents (prix, pédagogie, débouchés).
Inscription portes ouvertes
Héloïse prend les inscriptions : nom famille, prénom enfant, classe visée, questions particulières à préparer. Envoie confirmation SMS + email avec plan d'accès, parking, horaires ateliers, conférences.
Dossier de candidature
Pour filières sélectives (prépa, bachelor) : Héloïse explique les pièces à fournir (bulletins, lettre motivation, références, projet), la plateforme Parcoursup si applicable, les dates clés. Envoie checklist par email.
Tarifs et bourses
Frais de scolarité, modes de paiement (mensuel, trimestriel, annuel), réductions fratrie, bourses sur critères sociaux, taxe d'apprentissage, alternance si applicable. Elle envoie la grille tarifaire PDF.
Transfert vers direction ou responsable filière
Questions pointues (cas d'équivalence diplôme étranger, dispense linguistique, besoin éducatif particulier, demande de rencontre avec le directeur) : Héloïse qualifie, prend les coordonnées, et programme le rappel.
des parents-prospects veulent une info concrète avant de se déplacer aux portes ouvertes
Source : Enquête FNEP / écoles privées FR 2024
panier annuel moyen d'une école privée — 1 inscription perdue = 7 500€ × 3 ans de cycle
Fonctionnalités
Spécifiquement conçu pour établissements scolaires et écoles privées
- Vocabulaire éducation complet (prépa, bachelor, master, Parcoursup, BTS, CAP)
- Inscriptions portes ouvertes automatisées
- Envoi dossier candidature + checklist pièces
- Grille tarifaire + bourses + modalités paiement
- Calendrier scolaire intégré (rentrée, vacances, concours)
- Multi-niveaux (primaire, collège, lycée, supérieur)
- Conformité RGPD mineurs (consentement parent)
Questions fréquentes
Les questions qu'on nous pose sur Héloïse
Oui, on charge votre catalogue complet : niveaux, filières, options, matières, effectifs par classe, taux de réussite aux examens, débouchés, partenaires entreprise si alternance, internat si proposé, tarif par cycle. Elle répond avec précision sur VOTRE école.
Elle ne remplit pas la plateforme Parcoursup elle-même (obligation plateforme officielle), mais elle explique les étapes, les dates clés, les pièces à fournir côté écoleétablissement, et programme le RDV entretien si votre filière a une sélection propre.
Oui. Pour tout enfant < 15 ans (seuil RGPD FR), Héloïse demande explicitement à parler à un parent avant de collecter des données. Consentement parent enregistré systématiquement. DPA signable, enregistrements anonymisés après 6 mois.
Oui, et elle est probablement plus utile que pour un grand établissement : une petite école n'a souvent pas de secrétariat à temps plein. Héloïse couvre les appels tout le temps, même pendant les récrés.
Oui, infos pratiques : places dispo, tarif, horaires repas, régimes alimentaires (sans porc, végé, allergies déclarées), sorties weekend, accès aux études surveillées.
Avec calme et écoute. Elle reformule le motif, prend les coordonnées, qualifie l'urgence, et transfère à la direction avec résumé. Pas de promesse, pas de minimisation.
Autres secteurs couverts par VOKAI
Lina
Auto-école
Chaque candidat qui appelle et tombe sur la messagerie passe au concurrent. Lina répond à chaque appel entrant, jamais à un démarchage sortant.
Élise
Organisme de formation
90 000 organismes de formation en France. Le candidat qui appelle se choisit en 4 minutes. Élise décroche en 2 sonneries — sur appel entrant uniquement.
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+3 000 appels traités par jour · Hébergement EU · RGPD-conforme